Manajemen Pipeline Penjualan Startup

Dalam kegiatan penjualan tahap awal startup, ketika kita mencoba menetapkan target seperti "〇 kesepakatan tertutup", jumlah kesepakatan yang menjadi target pasti akan sangat kecil. Bisa jadi targetnya adalah "Win dari 1 kesepakatan", yaitu "mendapatkan 1 LOI senilai 1 juta yen atau lebih pada periode ini".

Namun, jika target ditetapkan seperti itu, tingkat pencapaiannya hanya "nol atau satu", sehingga kemajuan tidak dapat dikelola. Tanpa pengelolaan kemajuan, kita tidak bisa memperkirakan apakah target benar-benar akan tercapai, dan jika kemajuan tidak terlihat, momentum tim pun sulit dipertahankan.

Karena itu, ketika KGI ditetapkan sebagai "mendapatkan 1 LOI senilai 1 juta yen atau lebih pada periode ini", ada cara untuk mengelola kemajuan dengan menjadikan nilai uang atau jumlah kesepakatan yang telah diberi bobot sebagai KPI.

Ini cara yang mendasar bagi orang yang berpengalaman di bidang penjualan, tetapi tampaknya tidak banyak diketahui oleh mereka yang belum berpengalaman, jadi saya jelaskan secara singkat.

Rumus dasar

Kemajuan dihitung dengan memberi bobot pada nilai uang atau jumlah kesepakatan menurut tahap penjualan. Namun, menurut saya, perkiraan nilai yang telah diberi bobot ini sebaiknya tidak dijadikan target itu sendiri, melainkan diposisikan sebagai KPI terhadap KGI. Target yang sebenarnya adalah penjualan aktual, dan mencapai KPI tanpa mencapai itu tidak ada artinya. Ini hanya untuk memeriksa kemajuan.

Berdasarkan nilai uang

Nilai kesepakatan prospek　×　tahap penjualan　＝　perkiraan nilai

Total perkiraan nilai menjadi KPI.

Berdasarkan jumlah kesepakatan

Jumlah kesepakatan calon pelanggan　×　tahap penjualan　＝　perkiraan jumlah kesepakatan

Total perkiraan jumlah kesepakatan menjadi KPI.

Pengelolaan dengan Google Sheet

Kita tidak boleh menghabiskan banyak waktu untuk pengelolaan kesepakatan semacam ini. Jadi pada awalnya, Google Sheet saja sudah cukup. Toh nanti akan berubah juga. Cobalah mulai dengan membuat tabel sederhana seperti di bawah ini.

Contoh perhitungan

Jika target kuartal ketiga 2020 adalah "memenangkan kesepakatan senilai 5 juta yen atau lebih", maka melihat kesepakatan pada tabel di atas, perhitungan KPI berbasis nilai uang untuk kuartal ketiga 2020 adalah

• Perusahaan A 1 juta yen × 10%
• Perusahaan B 2 juta yen × 50%
• Perusahaan C 1,3 juta yen × 20%
• Perusahaan D 4 juta yen × 40%
• Perusahaan E 3 juta yen × 20%
• Perusahaan F 1 juta yen × 50%

sehingga hasilnya 3,1 juta yen. (※Yang dicoret dikeluarkan dari perhitungan karena tidak akan ditutup sampai 30/9)

Jadi, saat ini tingkat kemajuan pada KPI adalah 310/500 = 0,62 (62%).

Jika berbasis jumlah kesepakatan, misalnya "memenangkan 2 kesepakatan atau lebih yang bernilai 1 juta yen ke atas", maka 50%+40%+50%=1,4 kesepakatan. Jadi tingkat kemajuannya adalah 1,4/2 = 0,7 (70%).

Pengelolaan dengan CRM

Ada juga cara menggunakan CRM, bukan Google Sheet.

Untuk sementara, jika Anda memasang HubSpot CRM (gratis) lalu menginstal add-in Outlook atau Gmail, semua log email dan kontak akan terkumpul di HubSpot CRM. Pengelolaan kesepakatan juga dapat dikaitkan dengan informasi kontak tersebut, dan perkembangan kesepakatan dapat dibagikan dengan anggota tim lain, sehingga pengelolaan menjadi lebih mudah. (Namun jika terasa merepotkan, jangan ragu menggunakan Google Sheet. Jika karena repot CRM tidak lagi diperbarui, itu tidak ada gunanya)

Selain itu, dari menu di layar [Laporan] -> [Dasbor], buat dasbor dengan templat "Penjualan", lalu atur laporan "Perkiraan jenis transaksi menurut tahap" ke "Kuartal ini"; dengan begitu Forecast kuartal dapat diambil secara otomatis.

Definisi tahap penjualan

Tahap sebaiknya ditetapkan sesuai siklus dan proses penjualan perusahaan sendiri, tetapi jika siklus semacam itu belum diketahui, tetapkan saja dulu berdasarkan hipotesis. Kesan pribadi saya, 10% jika janji temu sudah didapat, dan baru 40% setelah bisa mendemonstrasikan produk kepada pengambil keputusan.

Jika menggunakan HubSpot, menggunakan tahap penjualan standar HubSpot mungkin juga baik (meskipun menurut saya yang standar agak terlalu kasar). Secara pribadi, saya rasa sebaiknya dibuat tahap 0%, dan tahap daftar sasaran (daftar yang rencananya akan dihubungi) juga dimasukkan.

Menghitung mundur jumlah kesepakatan yang dibutuhkan dari target

Berdasarkan nilai uang atau jumlah kesepakatan yang menjadi target, cobalah hitung mundur berapa banyak calon pelanggan yang dibutuhkan.

Menurut perasaan saya selama ini, untuk 1 Win, menghubungi sekitar 30 pihak adalah jumlah yang pas. Dengan cold email, sudah bagus jika 1/5 di antaranya memberi janji temu. Jika ditambah memanfaatkan hubungan yang sudah ada dengan baik, konversi ini mungkin bisa lebih tinggi, tetapi mungkin banyak tim yang tetap hanya bisa mendapat janji temu dengan sekitar 10 pihak.

Informasi lainnya

Silakan juga lihat artikel HubSpot tentang pengelolaan pipeline.

Saya juga menjelaskannya secara singkat dalam video.