Gestión del pipeline de ventas en una startup

En las primeras actividades de ventas de una startup, cuando se intenta fijar como meta algo como «cerrar X negocios», el número de negocios que constituye la meta resulta inevitablemente muy pequeño. En algunos casos, la meta podría ser un «Win de un solo negocio»: «conseguir este trimestre una LOI de más de 1 millón de yenes».

Pero si se plantea así, el grado de cumplimiento de la meta pasa a ser «cero o uno», y no se puede gestionar el progreso. Si no se puede gestionar el progreso, no se puede prever si realmente se alcanzará la meta, y si el progreso no se ve, también resulta difícil mantener el impulso del equipo.

Por eso, cuando se fija como KGI «conseguir este trimestre una LOI de más de 1 millón de yenes», existe un método para gestionar el progreso usando como KPI los importes y el número de negocios ponderados.

Es lo básico para quienes tienen experiencia en ventas, pero parece que quienes no la tienen lo conocen poco, así que lo explicaré brevemente.

Fórmula básica

El progreso se calcula ponderando los importes o el número de negocios según la etapa de ventas. Sin embargo, creo que es mejor que este importe previsto ponderado no sea en sí la meta, sino que se considere un KPI respecto al KGI. La meta son las ventas reales, y de nada sirve cumplir el KPI sin alcanzarla. Esto es solo una herramienta para verificar el progreso.

Si se basa en el importe

Importe del negocio potencial　×　etapa de ventas　＝　importe previsto

La suma de los importes previstos es el KPI.

Si se basa en el número de negocios

Número de negocios con clientes potenciales　×　etapa de ventas　＝　número de negocios previsto

La suma del número de negocios previsto es el KPI.

Gestión con Google Sheets

No se debería dedicar mucho tiempo a este tipo de gestión de negocios. Por eso, al principio creo que basta con algo como Google Sheets. De todos modos cambiará más adelante. Empiece creando una tabla sencilla como la siguiente.

Ejemplo de cálculo

Si la meta del tercer trimestre de 2020 fuera «cerrar negocios por más de 5 millones de yenes», al revisar los negocios de la tabla anterior, el cálculo del KPI basado en el importe para el tercer trimestre de 2020 es

• Empresa A 1 millón de yenes × 10%
• Empresa B 2 millones de yenes × 50%
• Empresa C 1,3 millones de yenes × 20%
• Empresa D 4 millones de yenes × 40%
• Empresa E 3 millones de yenes × 20%
• Empresa F 1 millón de yenes × 50%

lo que da 3,1 millones de yenes. (※Los negocios tachados se excluyen del cálculo porque no se cerrarán antes del 30/9.)

Por lo tanto, por ahora la tasa de progreso según el KPI es 310/500 = 0,62 (62%).

Si se basa en el número de negocios y la meta es «cerrar 2 o más negocios de más de 1 millón de yenes», entonces 50% + 40% + 50% = 1,4 negocios. Por lo tanto, la tasa de progreso es 1,4/2 = 0,7 (70%).

Gestión con un CRM

También existe la opción de usar un CRM en lugar de Google Sheets.

Si por ahora instala HubSpot CRM (gratuito) y el complemento de Outlook o de Gmail, todo el historial de correos y los contactos se irán acumulando en HubSpot CRM. La gestión resulta más fácil porque también se puede vincular la gestión de negocios a esa información de contacto y compartir el estado del progreso de los negocios con los demás miembros del equipo. (Pero si le parece engorroso, no dude en usar Google Sheets. Si por lo engorroso el CRM deja de actualizarse, no sirve de nada.)

Además, desde el menú de la pantalla, en [Informes] -> [Paneles], cree un panel con la plantilla «Ventas» y, si configura el informe «Previsión de tipos de negocio por etapa» en «Este trimestre», podrá obtener automáticamente el Forecast del trimestre.

Definición de las etapas de ventas

Deberían definirse de acuerdo con el ciclo y el proceso de ventas de la propia empresa, pero si todavía no se conocen ni el ciclo ni otros aspectos, fíjelas por ahora basándose en hipótesis. Personalmente, mi impresión es 10% cuando se consigue la cita y, solo cuando se puede hacer una demo al decisor, 40%.

Si usa HubSpot, quizá también sea buena idea usar las etapas de ventas estándar de HubSpot (aunque me parece que las estándar son un poco demasiado generales). Personalmente creo que conviene crear una etapa del 0% e incluir también una etapa para la lista de ataque (la lista de contactos que se planea contactar).

Calcular a la inversa el número de negocios necesarios a partir de la meta

A partir del importe o del número de negocios que constituye la meta, calcule a la inversa cuántos clientes potenciales se necesitan.

Según mi experiencia hasta ahora, creo que lo adecuado es contactar a unos 30 por cada Win. En el caso del correo en frío, ya es bastante bueno si se consigue cita con 1/5 de ellos. Si además se aprovechan bien los vínculos existentes, creo que esta conversión sería aún mayor, pero aun así probablemente haya muchos equipos que logran como mucho unas 10 citas.

Otra información

Consulte también el artículo de HubSpot sobre gestión del pipeline.

También lo explico brevemente en un video.